해외 거래처에 메일을 보낼 때마다 "이 표현이 무례하게 들리진 않을까?" 고민하며 번역기만 돌려보곤 했습니다. 단순 번역을 넘어, 'DeepL'과 '챗GPT'를 조합해 비즈니스 매너를 갖춘 원어민급 이메일을 작성하는 실전 노하우를 정리했습니다.
번역기만 믿다가 낭패 본 사연
급하게 영문 견적서를 보내면서 단순히 한국어 문장을 번역기에 돌려 보낸 적이 있습니다. 나중에 알고 보니 "Give me the file"(파일 줘) 같은 명령조로 번역되어 상대방이 당황했다는 이야기를 들었습니다. 그 이후로 단순 번역이 아닌 맥락과 톤을 살리는 방법을 연구하기 시작했습니다.
여러 도구를 써보며 깨달은 점은, 하나의 툴에 의존하기보다 'DeepL'의 정확성과 '챗GPT'의 작문 능력을 조합했을 때 가장 완벽한 결과물이 나온다는 사실이었습니다. 제가 실제로 매일 업무에 사용하는 'AI 협업 루틴'을 소개합니다.
DeepL vs 챗GPT: 역할 분담이 핵심
두 도구는 강점이 완전히 다릅니다. DeepL은 '뉘앙스 파악'에 강하고, 챗GPT는 '문장 생성 및 수정'에 탁월합니다. 이 둘을 섞어 써야 시너지가 납니다.
| 구분 | DeepL (딥엘) | ChatGPT (챗GPT) |
|---|---|---|
| 주특기 | 정확한 초벌 번역 | 문체/톤 변경 |
| 활용 단계 | 한국어 → 영어 변환 | 영어 문장 다듬기 |
| 추천 기능 | 대안 단어 추천 | 역할 부여 (Role-play) |
*경험상 DeepL로 초안을 잡고, 챗GPT로 윤문하는 순서가 가장 효율적이었습니다.
DeepL의 숨은 기능 200% 활용법
DeepL을 단순히 '복사+붙여넣기'로만 쓰고 계셨다면, 핵심 기능을 놓치고 있는 것입니다. 제가 찾아낸 꿀팁은 바로 단어 클릭을 통한 동의어 교체입니다.
- 기능: 번역된 영문 텍스트에서 특정 단어를 클릭하면 문맥에 맞는 다른 단어 리스트가 뜹니다.
- 예시: 'Request'(요청하다)가 너무 딱딱해 보인다면, 클릭해서 'Ask for'나 'Inquire'로 변경할 수 있습니다. 이때 문장 전체 구조가 자동으로 수정됩니다.
또한 'DeepL Write'(베타) 기능을 활용하면, 이미 작성된 영문 이메일의 문법 오류뿐만 아니라 문체 스타일까지 교정받을 수 있어 유용했습니다.
챗GPT로 '톤앤매너' 교정하는 프롬프트
초안이 완성되었다면, 이제 챗GPT에게 '비즈니스 매너'를 입힐 차례입니다. 단순히 "영어로 바꿔줘"라고 하면 로봇 같은 문장이 나옵니다. 구체적인 지시(Prompt)가 필수입니다.
추천 프롬프트 예시
아래 명령어를 챗GPT 입력창에 복사해서 사용해보세요. 결과물의 결이 확 달라지는 것을 느꼈습니다.
[상황: 정중하게 거절할 때]
"Rewrite this email to be polite but firm professional business English. I need to decline their offer without burning bridges."
[상황: 친근하게 안부 물을 때]
"Make this email sound more casual and friendly, like writing to a colleague I've worked with for years."
프롬프트 뒤에 "Explain why you changed it"를 덧붙이면, 왜 그렇게 수정했는지 이유를 배워 영어 실력도 늘었습니다.
3단계 검증 프로세스 (실전 루틴)
AI가 완벽하지 않다는 점을 항상 기억해야 합니다. 저는 발송 버튼을 누르기 전 반드시 다음 3단계를 거칩니다.
- 1단계 (한→영): DeepL로 한국어 초안을 영어로 변환합니다. 이때 한국어 주어(Subject)를 명확히 써야 오역이 줄어듭니다.
- 2단계 (윤문): 변환된 영문을 복사해 챗GPT에게 "비즈니스 이메일 형식으로 다듬어줘"라고 요청합니다.
- 3단계 (역번역 검증): 최종 영문을 다시 DeepL에 넣어 한국어로 역번역해봅니다. 내 원래 의도와 다르게 해석되는 부분이 없는지 확인하는 가장 확실한 방법입니다.
AI 사용 시 주의해야 할 보안 이슈
편리함 이면에는 '정보 유출'의 위험이 있습니다. 무료 버전의 AI 도구들은 사용자가 입력한 데이터를 학습에 활용할 수 있습니다.
- 기업 비밀 금지: 회사 대외비, 고객 개인정보, 구체적인 매출 수치 등은 절대 입력하지 마세요.
- 마스킹 처리: 꼭 필요하다면 'Company A', 'Mr. Kim' 등으로 고유명사를 익명화해서 입력하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
실제로 일부 글로벌 기업에서는 사내 생성형 AI 사용을 제한하기도 하므로, 사내 보안 규정을 먼저 확인하는 것이 순서입니다.
- 초벌 번역은 DeepL, 톤앤매너 수정은 챗GPT가 유리합니다.
- DeepL의 단어 클릭 기능을 쓰면 미묘한 뉘앙스를 직접 고를 수 있습니다.
- 보안을 위해 회사 기밀이나 개인정보는 반드시 '익명화' 후 입력하세요.
가장 안전한 검증법은 완성된 영문을 다시 한국어로 역번역해보는 것이었습니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
본 가이드는 AI 활용 팁을 제공할 뿐이며, 최종 이메일 내용에 대한 책임은 발송자에게 있습니다. 중요한 법적 계약이나 오해의 소지가 있는 민감한 커뮤니케이션은 반드시 전문가의 검수나 사람의 직접 확인을 거치시기 바랍니다.
- - DeepL 공식 블로그 (deepl.com/blog)
- - OpenAI Help Center (help.openai.com)