- 핵심 원리: 복잡한 수식 대신, 정리할 엑셀 데이터를 복사해 챗GPT에 붙여넣고 '사람에게 말하듯' 명령하여 데이터를 합칩니다.
- 명령어 예시: "아래 두 표를 '상품코드' 기준으로 합쳐서, 판매 목록에 '상품명'을 추가해줘." 와 같이 명확하게 지시합니다.
- 장점: #N/A 오류, 데이터 정렬 문제에서 자유롭고, 수식을 몰라도 누구나 10초 만에 데이터 병합이 가능합니다.
VLOOKUP vs 챗GPT 데이터 정리 방식 비교
| 구분 | 엑셀 VLOOKUP 함수 | 챗GPT 활용법 |
|---|---|---|
| 작업 방식 | 수식을 직접 작성하고 셀에 적용 | 자연어(일상 대화)로 명령 |
| 필요 지식 | 함수 문법, 절대/상대참조 등 엑셀 지식 | 명확한 지시사항을 전달하는 능력 |
| 유연성 | 기준열이 항상 왼쪽에 있어야 하는 등 제약 존재 | 표의 구조나 순서에 관계없이 유연하게 처리 |
| 오류 처리 | 값이 없으면 #N/A 오류 발생, IFERROR 처리 필요 | 값이 없는 경우 '없음' 등으로 자동 처리 요청 가능 |
#N/A 오류와의 작별, VLOOKUP 없이 데이터 합치기
문제: 두 개의 엑셀 시트에 흩어진 데이터를 합치기 위해 VLOOKUP을 썼지만, 기준열을 왼쪽으로 옮기고, #N/A 오류를 처리하는 등 과정이 너무 번거롭습니다.
'상품코드'만 있는 판매 목록에 '상품명'을 붙여넣고 싶을 때, '사원번호'만 있는 휴가 신청서에 '부서명'을 추가하고 싶을 때. VLOOKUP은 필수 스킬이지만, 막상 사용하려면 자잘하게 손이 많이 가고 오류라도 나면 원인 찾기가 막막합니다. 단순 반복 작업에 귀한 시간을 낭비하는 기분입니다.
원리: AI에게 '엑셀 표'와 '할 일'을 동시에 알려주기
챗GPT는 복잡한 수식을 이해하는 대신, 인간의 언어와 데이터의 맥락을 이해합니다. 해결의 핵심은 챗GPT에게 ①원본 데이터(표1), ②참조 데이터(표2), ③두 데이터를 어떻게 합칠지에 대한 명확한 지시사항을 한 번에 제공하는 것입니다. 마치 신입사원에게 "여기 이 두 파일 보고, 상품코드 기준으로 상품명 좀 채워 넣어 주세요"라고 말하는 것과 같습니다.
10초 컷! 챗GPT로 데이터 정리하는 3단계 레시피
1단계: 엑셀 데이터 복사하기
엑셀 시트에서 필요한 두 개의 데이터 범위를 각각 복사합니다. 예를 들어, [판매 목록] 시트와 [상품 정보] 시트의 데이터를 복사합니다.
2단계: 챗GPT에 '명령어 + 데이터' 붙여넣기
챗GPT 채팅창에 아래와 같은 형식으로 명령어를 작성하고, 그 아래에 복사한 데이터들을 순서대로 붙여넣습니다.
아래 '판매 목록'과 '상품 정보' 두 개의 표가 있어.
'상품코드'를 기준으로 두 표를 합쳐서, '판매 목록'에 '상품명'과 '가격'을 추가한 최종 표를 만들어줘.
#판매 목록
(여기에 판매 목록 데이터 붙여넣기)
#상품 정보
(여기에 상품 정보 데이터 붙여넣기)
3단계: 결과 확인 후 엑셀에 붙여넣기
챗GPT가 생성한 결과(표)를 복사하여 엑셀 시트에 붙여넣으면 작업이 완료됩니다. VLOOKUP 함수를 걸고 채우기 핸들을 내리는 과정이 모두 생략됩니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 데이터 양이 많아도 처리할 수 있나요?
A1. 챗GPT는 한 번에 입력할 수 있는 글자 수에 제한이 있습니다. 수만 줄 이상의 빅데이터보다는, 수백~수천 줄 정도의 일상적인 사무 데이터 정리에 더 적합합니다.
Q2. 결과가 틀리게 나오면 어떻게 하죠?
A2. 명령어(프롬프트)가 모호하면 엉뚱한 결과가 나올 수 있습니다. "기준이 되는 열은 '상품코드'야", "결과는 표 형식으로 보여줘" 와 같이 최대한 구체적이고 명확하게 지시하는 것이 중요합니다.
Q3. 회사 내부 데이터를 사용해도 보안에 문제가 없나요?
A3. 매우 중요한 질문입니다. 챗GPT는 입력된 데이터를 학습에 활용할 수 있으므로, 주민등록번호, 고객 연락처, 내부 재무 자료 등 민감한 정보나 기업 비밀 데이터는 절대 입력해서는 안 됩니다. 반드시 사내 보안 규정을 확인하세요.
Q4. VLOOKUP 외에 다른 엑셀 작업도 시킬 수 있나요?
A4. 네, 가능합니다. "A열과 B열의 텍스트를 합쳐줘", "C열의 값에서 쉼표(,)를 모두 제거해줘", "D열의 값을 기준으로 오름차순 정렬해줘" 등 대부분의 간단한 데이터 정리 및 가공 작업을 자연어 명령으로 처리할 수 있습니다.
Q5. 꼭 유료 버전을 써야 하나요?
A5. 아니요, 무료 버전(GPT-3.5)으로도 이 문서에서 설명한 기능은 충분히 수행할 수 있습니다. 다만 유료 버전(GPT-4)이 더 복잡한 요청을 정확하게 이해하고 처리할 확률이 높습니다.