⚠️ 업무 생산성 및 외부 서비스 연동 관련 정보입니다
- 본 내용은 정보 제공을 목적으로 하며, 특정 서비스 사용을 강요하는 것이 아닙니다.
- Zapier 등 외부 서비스 이용 시에는 해당 기업의 보안 정책 및 개인정보 처리 방침을 반드시 확인하세요.
- 소개된 기능 및 요금제는 서비스 제공사의 정책에 따라 변경될 수 있습니다.
- 핵심 원리: 코딩 없이 'A하면 B해라' (Trigger → Action) 방식으로 Gmail, 슬랙, 구글 드라이브 등 수천 개 앱을 연결하여 반복 업무를 자동화합니다.
- 필수 레시피: ①첨부파일 자동 저장, ②중요 메일 팀 공유, ③메일로 할 일 등록 3가지만 설정해도 이메일 업무의 90%가 줄어듭니다.
- 준비물: 자동화할 Gmail 계정과 Zapier 계정만 있으면 누구나 무료 플랜으로 시작할 수 있습니다.
야근 탈출을 위한 이메일 자동화 레시피 TOP 3
| 자동화 레시피 | A가 발생하면 (Trigger) | B를 실행해라 (Action) | 기대 효과 |
|---|---|---|---|
| 1. 첨부파일 지옥 탈출 | Gmail: '세금계산서' 라벨이 붙은 새 이메일 수신 | Google Drive: 특정 폴더에 첨부파일 저장 | 파일 다운로드 및 폴더 정리 시간 '0' |
| 2. 중요 메일 누락 방지 | Gmail: '긴급' 라벨이 붙은 새 이메일 수신 | Slack: 특정 채널에 알림 메시지 발송 | 팀 전체가 핵심 정보 즉시 공유 |
| 3. 할 일 자동 등록 | Gmail: 특정 이메일에 '별표(Star)' 표시 | Asana/Trello: 이메일 제목으로 새 작업 카드 생성 | 업무 요청 누락 방지 및 히스토리 관리 |
"그 파일 어디있지?"... 이메일 정리하다 하루 다 가는 당신에게
문제: "매일 아침 수십 통의 이메일을 확인하는 것으로 하루를 시작합니다. 거래처에서 온 세금계산서는 다운받아 회계 폴더에 저장하고, 팀장님이 참조로 보낸 중요 메일은 슬랙에 다시 공유하고, 클라이언트의 수정 요청 메일은 따로 복사해서 업무 관리 툴에 등록하죠. 정작 중요한 업무는 시작도 못했는데 오전이 다 갑니다."
원리: 레고 블록처럼 앱과 앱을 연결하는 'Zapier'
Zapier는 개발자가 아니어도 누구나 쉽게 앱들을 연결할 수 있게 해주는 '자동화 허브'입니다. 작동 원리는 매우 간단합니다. "만약 A라는 앱에서 특정 사건(Trigger)이 발생하면, B라는 앱에서 정해진 행동(Action)을 실행해라"라는 규칙, 즉 'Zap'을 만들어주기만 하면 됩니다. 우리는 이 간단한 원리를 이용해, 지긋지긋한 이메일 관련 반복 작업을 컴퓨터에게 모두 맡겨버릴 수 있습니다.
야근을 없애줄 자동화 비법 3가지 (실전 예시)
- 비법 1: 첨부파일 자동 저장 (Gmail → Google Drive)
Gmail에서 '거래처A 세금계산서'라는 필터를 만들어 특정 이메일에 자동으로 라벨이 붙게 설정합니다. Zapier에서 Trigger를 'Gmail - New Labeled Email'로, Action을 'Google Drive - Upload File'로 설정하면, 앞으로 해당 라벨이 붙는 이메일의 첨부파일은 알아서 구글 드라이브의 지정된 폴더에 차곡차곡 쌓입니다. - 비법 2: 중요 메일 자동 공유 (Gmail → Slack)
팀의 주요 공지사항 이메일에 '전체공지' 라벨을 붙이도록 설정합니다. Zapier에서 Trigger를 'Gmail - New Labeled Email'로, Action을 'Slack - Send Channel Message'로 설정합니다. 메시지 내용에는 이메일의 보낸 사람, 제목, 본문 링크 등을 포함시켜 팀원들이 슬랙 알림만 보고도 즉시 내용을 파악하게 만들 수 있습니다. - 비법 3: 이메일로 할 일 등록 (Gmail → Trello)
처리해야 할 업무 요청 이메일을 받으면 '별표(Star)'만 눌러두세요. Zapier에서 Trigger를 'Gmail - New Starred Email'로, Action을 'Trello - Create Card'로 설정합니다. 이제 별표 누른 이메일이 즉시 Trello 보드의 'To-Do' 리스트에 카드로 등록되어, 더 이상 업무를 누락할 걱정이 없습니다.
Zapier 자동화 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 'Zap'이 뭔가요? 유료인가요?
A1. 'Zap'은 Trigger와 Action으로 구성된 하나의 자동화 규칙 단위를 말합니다. Zapier는 매월 일정 횟수의 작업(Task)을 무료로 제공하며, 간단한 자동화 5개(Zap)까지는 무료 플랜으로도 충분히 만들 수 있습니다.
Q2. 제가 쓰는 다른 앱들도 연결할 수 있나요?
A2. 네, Zapier는 Notion, Google Sheets, Calendar, Facebook, Instagram 등 수천 개의 앱을 지원합니다. 'Explore' 탭에서 내가 사용하는 앱을 검색하여 어떤 자동화가 가능한지 확인해볼 수 있습니다.
Q3. 설정이 너무 어렵지 않나요?
A3. 전혀 그렇지 않습니다. 코딩 지식이 필요 없으며, 각 단계를 클릭하고 로그인하며 안내에 따라 설정하면 되기 때문에 초보자도 10분이면 첫 자동화를 완성할 수 있습니다.
Q4. 개인정보나 이메일 내용이 유출될 위험은 없나요?
A4. Zapier는 전 세계 수백만 기업이 사용하는 서비스로 높은 수준의 보안을 유지하고 있습니다. 하지만 민감한 정보가 담긴 계정을 연결할 때는 항상 주의가 필요하며, 회사의 보안 정책을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
Q5. 자동화가 잘못 작동하면 어떻게 하죠?
A5. Zapier 대시보드에서 각 Zap의 'History'를 통해 모든 작동 기록을 확인할 수 있습니다. 오류가 발생한 경우, 어떤 단계에서 문제가 생겼는지 파악하고 쉽게 수정할 수 있습니다.